受発注システムとは。
電話とFAXの注文を、
一つの画面に。

01 — Answer

受発注システムとは

受発注システムとは、商品や作業の注文を出す側と受ける側のやりとりを、画面上でまとめて扱えるようにするシステムです。注文の受け付け、在庫や納期の確認、注文書や納品書の発行、請求までを同じデータで進められます。電話やFAX、メールに分かれていた注文が一か所に集まり、聞き間違いや転記の誤り、注文の見落としが減ります。注文書や見積書のやりとりを電子データで行うと、電子帳簿保存法でいう「電子取引」に当たり、国税庁は令和6年（2024年）1月以降、そのデータを要件に沿って保存するよう案内しています。受発注を電子化するなら、保存の仕組みも一緒に考えておくと二度手間になりません。

03 — Detail

自動車業界の受発注の例

自動車業界では、一台の車の整備や販売に、部品商、鈑金工場、陸送、ほかの販売店など多くの取引先が関わります。受発注が多い業界です。

部品の発注では、型式や車台番号から適合する部品を探し、複数の部品商に在庫と納期を問い合わせて、一番早いところに頼む、という流れがよくあります。整備の受付で入力した車両の情報をそのまま発注の画面に渡せれば、電話口で車台番号を読み上げる手間がなくなります。

業販では、自社の在庫車を取引先の販売店に卸します。取引先だけが見られる在庫の一覧に業販用の価格と注文の窓口を付けておけば、問い合わせの電話が減り、売れた車がすぐ一覧から消えます。

整備の外注では、鈑金塗装やガラスの交換、陸送などを外部に頼みます。依頼の内容、写真、戻りの予定日を一つの画面でやりとりすると、お客さまに完成の日を聞かれたときにすぐ答えられます。部品商の側から見れば、同じ仕組みが整備工場からの注文を受けるシステムになります。日本カーネットが運営するTIRAGE（タイヤ預かり）も、預け先を探すお客さまの検索サイトと、お店の預かり業務の管理を一つにつないだ仕組みです。

05 — Check

受発注システムを作るときに決めること

法令への対応も、最初に決めておきます。2026年1月1日には、下請法が改正された中小受託取引適正化法（取適法）が施行されました。公正取引委員会の概要資料によると、対象の取引に運送の委託が加わり、従業員数の基準も新しく設けられています。発注の内容を示す書面等の交付については、相手の承諾の有無にかかわらず電子メールなどの電磁的方法で提供することが認められました。外注の内容や会社の規模によって対象かどうかが変わるので、自社の取引が当たるかを公正取引委員会の資料で確かめ、必要な項目を注文の画面と帳票に入れます。

そのうえで、次のことを打ち合わせで整理します。分からない項目があっても構いません。

1. 取引の種類部品、車両、作業の依頼など、どの取引をシステムに乗せるか。
2. 使う人社内だけで使うか、取引先にも画面を開くか。
3. 取引先ごとの条件価格、締め日、支払いの条件をどこまで持たせるか。
4. 電子データの保存注文書や請求書のデータを、電子帳簿保存法の要件に沿ってどう保存するか。
5. 今のシステムとの連携整備や販売、会計のソフトとどうつなぐか。

FAQ

受発注システムとはのよくある質問

Sources

出典

e-Gov法令検索 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（第2条第5号 電子取引の定義）：https://laws.e-gov.go.jp/law/410AC0000000025
国税庁 電子帳簿保存法関係 電子取引関係：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm
公正取引委員会 中小受託取引適正化法（取適法）について：https://www.jftc.go.jp/partnership_package/toritekihou.html
公正取引委員会 改正法概要：https://www.jftc.go.jp/partnership_package/toritekihou-gaiyo.pdf