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FROM EXCEL / Excelからのシステム化
Excel管理のシステム化。
今の表を土台に、
一つずつ置き換える。
既製品ではなく、御社のやり方に合わせて1から作る、自社専用のシステム（スクラッチ開発）です。
顧客台帳、在庫表、見積の計算。自動車業界の多くの会社が、ExcelやAccessで業務を回しています。限界が来たときに、今の表を生かしてシステムへ移す進め方をまとめます。
SCROLL
01 — Answer
Excelのシステム化とは
Excelのシステム化とは、表計算ソフトで管理している台帳や計算を、複数の人が同時に使える専用のシステムへ移すことです。整備工場なら車検の顧客台帳と案内の一覧、中古車販売店なら在庫表と原価の計算、部品商なら得意先ごとの掛け率の表が、よくある出発点です。Excelは一人で使う分には手軽で柔軟ですが、使う人が3人、5人と増えると、同時に開けない、どれが最新か分からない、計算式を壊してしまう、といった問題が出てきます。システム化を考える時期の目安は、表を直せる人が一人しかいない、毎月の集計に半日以上かかる、同じ内容を複数の表に入力している、のどれかに当てはまったときです。今のExcelの項目と計算式は、そのまま要望書の代わりになります。
02 — Point
Excel管理が限界になる場面
Excelでの管理が悪いわけではありません。手軽さは本物です。小さな会社では、Excelの方が早く、安く回ることも多いはずです。それでも、会社の規模や扱う台数が増えると、次のような場面で手間と見落としが目立ってきます。一つでも思い当たるなら、どこから置き換えるかを考え始める時期です。
- 同時に使えない誰かが開いていると、保存できない。
- 最新がどれか分からないファイルをコピーして持ち歩き、日付の違う同じ名前の表が何本もある。
- 直せる人が一人だけマクロや複雑な計算式を作った担当者しか、表を直せない。
- 同じ内容を何度も入力顧客台帳、見積、請求、車検案内の一覧に、同じお客さまと車の情報を入れている。
- 集計に時間がかかる月末に複数の表を手でつなぎ合わせて、売上や在庫日数を出している。
- 外から見られない店舗や現場、出先の商談の場から台帳を確かめたいのに、表は事務所の決まったパソコンの中にしかなく、そのたびに電話で事務所に聞いている。
03 — Detail
いきなり全部を作らない進め方
Excelで回している業務を一度に全部システムへ移そうとすると、打ち合わせで決めることが多くなり、使い始めるまでの時間も長くなります。現場の側も、すべての画面と操作が一度に変わると慣れるまでに苦労します。困りごとの大きいところから一つずつ置き換え、残りはしばらくExcelのまま使う進め方の方が、業務を止めずに済みます。
- 今の表を集める使っているExcelとAccessのファイルを集め、誰が、いつ、何のために開いているかを書き出します。
- 置き換える順番を決める同時に使えない、入力が重なっている、といった困りごとの大きい表から順番を決めます。
- 最初の一つをシステムにするたとえば顧客と車の台帳だけを先にシステムへ移し、ほかの表はシステムから出力したデータで動かします。
- 並行して使うしばらくは新しいシステムとExcelを並べて使い、数字が合うかを確かめます。
- 次の表へ広げる見積、請求、車検案内など、台帳とつながる業務を順に足していきます。
04 — Know-how
データ移行の前に整えること
Excelから移すときに一番時間がかかるのは、データの中身を整える作業です。何年も使ってきた表には、同じお客さまの重複や、書き方の揺れ、途中で意味の変わった列が必ずといってよいほど残っています。移す前にどう扱うかを決めておくと、使い始めてからの混乱が少なくなります。移行の前には、元のファイルの控えを必ず取っておきます。数字が合わないとき、比べる相手が要るからです。
| よくあるデータの状態 | 移行の前に決めること |
|---|---|
| 同じお客さまが表記を変えて何件も入っている | 電話番号や住所で同じ人を見分ける決まりと、残す方の行 |
| 株式会社と（株）が混ざっている | 書き方をそろえる |
| 1つのセルに車名と型式と年式がまとめて書いてある | 分けて持つ項目と、分け方の決まり |
| 手放した車や取引のなくなったお客さまが残っている | 移すか、別に残すか |
| 色やメモ欄で状態を表している | 色の意味を書き出し、項目として持たせるか |
| 年によって列の意味が変わっている | どの年から、どう読み替えるか |
05 — Check
Excelを残す、という選び方
システム化しても、Excelを全部やめる必要はありません。経営者や経理の担当者がExcelで集計や分析を続けたい場合は、システムからExcelで開ける形でデータを出力できるようにしておけば、慣れた道具をそのまま使えます。毎月の帳票の形がExcelで決まっているなら、その様式にデータを流し込む出力を作る方法もあります。
反対に、Excelに戻って入力し直す流れは残さない方が安全です。入力の場所が二つあると、どちらが正しいか分からなくなるからです。入力はシステム、確認と分析はExcel、という分け方にすると、Excelの手軽さとシステムの確かさを両方生かせます。
Accessで作った管理システムも同じ考え方で移せます。テーブルとクエリ、フォーム、マクロの処理を読み解けば、業務の決まりがそこに詰まっています。社内のパソコンだけで使う形を、ブラウザで動くWebシステムに作り直せば、店舗や現場のスマホからも台帳を見られるようになります。
システム化の相談では、今のExcelのファイルそのものが一番の資料になります。どの列を毎日使い、どの列はもう使っていないか。どの計算式が請求の金額に効いているか。画面を共有しながら一緒に見ていけば、打ち合わせの中で業務の決まりが具体的に分かってきます。きれいに整えてから見せる必要はありません。散らかったままの表の方が、実際の使われ方がよく分かります。
FAQ
Excel・Accessからのシステム化のよくある質問
マクロだらけのExcelでもシステム化できますか？
できます。マクロや計算式の処理を一つずつ読み解き、新しいシステムで同じ結果が出るかを確かめながら移します。作った担当者がもういない場合でも、ファイルの中身から決まりを拾い出せます。
Excelのデータはそのまま移せますか？
多くの場合は移せます。ただ、重複や表記の揺れはどの会社のデータにもあるので、移す前に整える作業を一緒に行います。
一部の業務だけシステム化できますか？
できます。困りごとの大きい表から一つずつ置き換え、残りはしばらくExcelで使う進め方をおすすめしています。
システム化したあともExcelで集計できますか？
できます。システムからExcelで開ける形でデータを出力できるようにしておけば、今の集計や分析の方法をそのまま使えます。
今の整備ソフトとExcelの両方を使っています。どうすればよいですか？
今の整備ソフトがどの形でデータを出せるかを確かめ、整備ソフトは残してExcelの部分だけをシステムにする方法も含めて考えます。
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