配車システムの作り方。
誰を、どの車で、
どこへ向かわせるか。

01 — Answer

配車システムとは

配車システムとは、依頼が入ったときに「どの担当者が、どの車で、いつ向かうか」を決めて記録する仕組みです。タクシーや宅配の配車がよく知られていますが、自動車業界では中身が違います。ロードサービスなら、故障車の場所までの距離、積載車かレッカーかという車の種類、作業できる担当者の空きを見て出動を決めます。陸送なら、出発地と目的地、日時、帰りの足まで考えて行程を組みます。整備工場の代車なら、入庫の予定に合わせて貸せる車を押さえます。どれも、受付で聞いた内容と、人と車の予定を一つの画面で見られることが出発点です。割り当ての最後の判断は人が行い、候補を絞るところをシステムに任せる形が、現場に受け入れられやすい作り方です。

03 — Detail

現場までの距離と担当者の割り当て

ロードサービスの配車で一番時間がかかるのは、誰が一番早く着けるかを確かめる作業です。急ぎの依頼ほど、ここで待たせます。電話で一人ずつ今どこにいるかを聞き、地図を見ながら決めている会社は少なくありません。配車システムでは、受付で入力した現場の住所と、担当者の今の場所や次の予定から、近い順に候補を並べます。電話で聞いて回る手間が、画面を一度見るだけで済むようになります。

距離の出し方には段階があります。地図上の直線距離なら計算は簡単ですが、川や高速道路をはさむと実際の道のりと大きくずれます。道のりや所要時間を使うときは、地図サービスが提供するAPIを使う方法があります。担当者の場所は、スマホの位置情報を勤務中だけ送る形にするのが一般的です。位置情報を使うかどうかは、担当者への説明と同意も含めて打ち合わせで決めます。

距離だけでは決まりません。近くにいても、その車では運べない場合があるからです。担当者ごとの条件を登録しておき、候補を絞る段階で外せるようにします。

• 運転できる車積載車の大きさによって要る運転免許が変わるため、担当者ごとに運転できる車を登録しておき、免許の区分に合わない車は候補に出さないようにします。
• できる作業けん引、鍵の開錠、バッテリーの交換。人によって違います。
• 今の作業の終わる見込み作業中の担当者でも、もうすぐ終わるなら候補に入れられるようにします。
• 依頼元の決まり依頼元によって、出動できる担当や車を限っている場合があります。
• 勤務の時間当番表を登録します。時間外の人は外します。

05 — Check

配車システムをどこまで自動にするか

配車をすべてシステムに任せたいという相談もありますが、最初から全自動を目指すと、現場の判断と合わない割り当てが出て使われなくなることがあります。いきなり全部を作らず、次の順で少しずつ任せる範囲を広げる進め方をおすすめします。

1. 受付の画面をつくる電話で聞く項目を画面にまとめ、受付の内容が手配の担当に正しく届くようにします。
2. 人と車の予定を一つの画面に並べる担当者と車ごとの予定を一覧にし、空いている人と車がすぐ分かるようにします。
3. 候補を出す距離や条件から候補を並べます。選ぶのは人です。
4. 現場からの報告をつなぐ到着、作業完了、搬送先をスマホから報告し、次の手配に生かします。
5. 集計して見直す到着までの時間や依頼元ごとの件数を集計し、当番の組み方を見直します。