MAINTENANCE SHOP / 整備工場
整備工場のシステム開発。
車検と記録簿を知る会社が、一から。
全国の指定工場、認証工場のみなさまへ。整備システム・整備ソフト DREAM POWERの開発元が、工場ごとの業務に合わせたシステムをスクラッチで開発します。
SCROLL
01 — Workflow
整備工場の業務の流れとシステム化できるところ
整備工場の仕事は、入庫の予約から始まり、受付、見積、作業、検査、請求、次回の案内へと一周します。このうち紙や転記が残りやすいのは、車検証の情報を受付票や見積書に写す作業、作業の進み具合を事務所に伝える連絡、整備記録簿の作成と保管、次の車検や点検の案内です。指定工場であれば、保安基準適合証の発行やOSSによる申請もこの流れに加わります。スクラッチ開発では、この一周のうち工場で手間になっている区間を見つけ、そこを中心にシステムを組み立てます。
- 入庫予約
- 受付と車検証の読み取り
- 見積と作業指示
- 整備と点検
- 完成検査
- 書類とOSS申請
- 請求と入金
- 次回の案内
02 — Pain points
整備工場で手間になりやすい作業
予約の入口がばらばら
電話、店頭、Web、LINEで受けた予約が、別々の紙やカレンダーに残る。リフトや作業者の空きと突き合わせるのに、毎朝時間がかかる。
車検証まわりの入力
電子車検証になってから、有効期間の満了日のように券面に載らない情報ができた。閲覧アプリで確かめて、手で入力し直している。
作業の進み具合が見えない
どの車がどこまで進んだかを、事務所から工場へ何度も聞きに行く。お客さまから納車の時間を聞かれても、すぐに答えられない。
記録簿の作成と保管
点検整備記録簿の控えが紙で積み上がり、過去の整備履歴を探すのに時間がかかる。電子保存に移りたいが、何を満たせばいいか分からない。
次回の案内が手作業
車検満了日の一覧をExcelで作り、はがきの宛名を毎月作り直している。案内を送った相手と、送っていない相手の区別もあいまい。
拠点ごとにデータが別
複数の工場で別々のソフトや台帳を使っていて、会社全体の入庫台数や売上を合算するのに手間がかかる。
03 — Features
整備工場向けに作れる機能の例
- 入庫予約とピットの管理Web予約と電話予約を同じ台帳に入れ、リフトや作業者ごとの空き状況を一つの画面で見られるようにします。
- 電子車検証の取り込み車検証閲覧アプリで読み取った情報を取り込み、受付で手入力する項目を減らします。
- 見積書と作業指示書見積で決まった作業をそのまま作業指示書に引き継ぎ、追加作業の承認も記録に残します。
- 作業の進み具合ボード工場のタブレットで作業の開始と完了を押すと、事務所の画面に反映されるようにします。
- 整備記録簿の作成と電子保存国土交通省が示す電子化の要件を踏まえて、記録簿の作成から保存、検索までを設計します。
- 部品の発注と在庫見積や作業指示から必要な部品を拾い、発注と入荷、在庫の引き当てをつなげます。
- 車検と点検の案内満了日と前回の入庫履歴から案内の対象を抜き出し、はがき、SMS、LINEなど工場に合った方法で送ります。
- 売上と稼働の集計工場ごと、担当者ごと、作業の種類ごとに、売上とピットの稼働を集計します。
- 今お使いの整備ソフトとの連携既存のソフトが出力するデータを確かめ、置き換えるか、つないで使うかを決めます。
04 — Know-how
整備記録簿を電子化するときの要件
整備記録簿は、紙ではなく電磁的記録で作成し、保存することが認められています。国土交通省の取扱いでは、記録を検索できること、作成や更新の日時と作業者を自動で残すこと、改ざんを防ぐこと、バックアップを取ることなどが求められています。自動車検査員、整備主任者、入力担当といった役割ごとに、IDとパスワードで権限を分けることも示されています。保存期間は点検の区分で決まり、自家用乗用車の定期点検（自動車点検基準の別表第六）は2年、事業用自動車（別表第三）は1年です。運輸支局や軽自動車検査協会の窓口で記録簿を提示するときは書面が要るため、紙を完全になくせるわけではありません。
スクラッチ開発で記録簿の電子化を組み込む場合は、こうした条件を最初の設計に入れておきます。あとから権限分けや操作履歴を足そうとすると、データの持ち方から作り直しになることがあるためです。
電子車検証と受付の入力
2023年1月から自動車検査証が電子化され、有効期間の満了日のように、券面には載らずICタグにだけ記録される項目ができました。受付で必要な情報を正しく取り込むには、車検証閲覧アプリが出力するデータやAPIを使う方法があります。DREAM POWERでも、閲覧アプリで読み取った情報をAPIで取り込めるようにしています。スクラッチで作るシステムでも、同じ考え方で受付の入力を減らせます。
05 — Package or scratch
整備ソフト（パッケージ）とスクラッチ開発の選び方
車検と点検、一般整備が中心で、帳票も一般的な様式で足りる工場なら、整備ソフトのパッケージで十分なことが多いはずです。日本カーネットの整備システム・整備ソフト DREAM POWERもその一つです。スクラッチ開発が向くのは、次のような工場です。
- 複数の工場や店舗を持っている本部で全拠点の入庫台数や売上をまとめて見たい。
- 法人の車両をまとめて預かっている契約ごとに料金や報告書の形式が違い、標準の帳票では足りない。
- 独自のメンテナンスパックや会員制度がある回数券、定額の点検パックなど、自社だけの決まりを管理したい。
- ほかの部門とデータをつなぎたい販売、保険、レンタカーなど、整備以外のシステムと顧客や車両の情報を共有したい。
- 今の整備ソフトは残したい使い慣れたソフトはそのままに、足りない部分だけを別に作りたい。
どちらにするか決めきれない段階でも相談できます。パッケージとスクラッチ開発の両方を扱っているので、工場の業務を聞いたうえで、向いている方を提案します。
06 — FAQ
整備工場のシステム開発のよくある質問
指定工場と認証工場のどちらでも作れますか？
作れます。指定工場では完成検査や保安基準適合証の発行、指定整備記録簿の作成と保存が加わるので、その分を要件に入れて設計します。
今使っている整備ソフトはやめないといけませんか？
必ずしもやめる必要はありません。今のソフトがどのような形でデータを出力できるかを確かめたうえで、置き換えるか、つないで使うかを提案します。
記録簿を電子化すれば、紙は一切いらなくなりますか？
なくなりません。運輸支局や軽自動車検査協会の窓口で記録簿を提示するときは、書面で提示する必要があります。電子化しても、印刷できる仕組みは残しておきます。
工場のタブレットやスマホでも使えますか？
ブラウザで動くWebシステムとして作れば、タブレットやスマホからも使えます。事務所のパソコンだけで使う部分はWindowsアプリにするなど、場所ごとに向いた形を提案します。
整備ソフトのパッケージで足りるかどうかも相談できますか？
できます。日本カーネットはパッケージの整備システム・整備ソフト DREAM POWERも扱っているので、業務を聞いたうえで、パッケージで足りるかどうかも含めて検討します。
東京から遠い工場でも依頼できますか？
できます。打ち合わせはオンライン会議で行い、システムもリモートで納品するため、47都道府県どこの工場からでも依頼できます。
07 — Area
整備工場のシステム開発の対応エリア
全国の整備工場さまからのご相談を受け付けています。
整備工場のご相談も、打ち合わせはオンライン会議で行います。今お使いの見積書や記録簿、車検案内のはがきなどを画面で共有していただければ、離れた場所からでも業務の流れを具体的に確かめられます。
北海道・東北：北海道、青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県
関東：茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、神奈川県
中部：新潟県、富山県、石川県、福井県、山梨県、長野県、岐阜県、静岡県、愛知県
近畿：三重県、滋賀県、京都府、大阪府、兵庫県、奈良県、和歌山県
中国・四国：鳥取県、島根県、岡山県、広島県、山口県、徳島県、香川県、愛媛県、高知県
九州・沖縄：福岡県、佐賀県、長崎県、熊本県、大分県、宮崎県、鹿児島県、沖縄県
CONTACT
工場の一日を、
聞かせてください。
朝の入庫から夕方の納車まで、どこで手が止まっているかを教えてください。整備の現場を知る担当者が、システムにできるところを一緒に探します。
電話受付：平日 9:00〜12:00／13:00〜18:00